Spotkania służbowe – organizacja kluczem do sukcesu
Chcemy czy nie, spotkania biznesowe to nieodłączny element życia zawodowego niemal każdego z nas. Na co dzień rozmawiamy z kontrahentami oraz potencjalnymi klientami lub uczestniczymy w wewnętrznych spotkaniach firmowych. Do kategorii „spotkanie służbowe” zaliczamy też cotygodniowe wyjścia z zespołem do sali konferencyjnej, aby zaktualizować statusy zadań czy nawet rozmowę kwalifikacyjną. Tego rodzaju zebrania różnią się charakterem i ich znaczeniem dla rozwoju firmy - zwłaszcza w przypadku wydarzeń zewnętrznych, podczas których spotykamy się z partnerami biznesowymi, aby omówić najważniejsze kwestie dotyczące projektu lub organizujemy pierwszą rozmowę z przedstawicielem innej organizacji, próbując pozyskać nowy kontrakt.
Budowanie dobrych relacji zawodowych nie zawsze jest łatwe. Rozmowy biznesowe mogą powodować stres, szczególnie gdy zależy nam na ich pozytywnym przebiegu i osiągnięciu założonego celu. Istnieje jednak szereg czynności, którymi warto poprzedzić każde spotkanie, aby czuć się na nim swobodniej i przybliżyć się do osiągnięcia sukcesu.
Przygotowanie do spotkania biznesowego
Jeśli organizujesz spotkanie biznesowe z potencjalnym lub obecnym klientem, zadbaj o kilka aspektów, dzięki którym od samego początku zrobisz dobre wrażenie i łatwiej będzie poprowadzić rozmowę w pożądanym kierunku. Istotne są:
- Ustalenie tematu, uczestników, miejsca i terminu – kiedy na horyzoncie pojawia się opcja na biznesowe spotkanie, zadbaj o ustalenie podstawowych kwestii na około dwa tygodnie przed zaplanowanym terminem. Nie zapomnij także poprosić o potwierdzenie udziału, aby mieć pewność, że kluczowe osoby będą obecne. Takie działania pozwolą każdemu zadbać o odpowiednie przygotowanie.
- Merytoryka – skompletuj wiedzę odnośnie możliwości własnych i klienta oraz poświęć czas na zastanowienie się nad harmonogramem spotkania i zagadnieniami, które należy poruszyć. Im bardziej się przygotujesz, tym lepsze wrażenie zrobisz i trudniej będzie Cię zaskoczyć.
- Odpowiedni ubiór – oficjalne spotkania to dobry czas, aby założyć eleganckie stroje. Nie zawsze musi to być garnitur czy garsonka, jednak spotkanie służbowe to odpowiedni moment, aby wyciągnąć z szafy koszule i pojawić się w oxfordach lub czółenkach zamiast adidasów. Postaw na strój, który podkreśli Twój profesjonalizm.
- Zadbaj o miejsce – jeśli spotkanie odbywa się w pomieszczeniu, sprawdź wcześniej, czy wybrana sala jest wysprzątana i dobrze oświetlona. Możesz też podłączyć wszystkie narzędzia służące do komunikacji (laptop, projektor itd.), aby mieć pewność, że działają i nic nie zakłóci spotkania. W przypadku rozmowy online, zadbaj o dobre połączenie z Internetem oraz wygłuszenie pomieszczenia, w którym się znajdujesz. Ważne jest także uruchomienie kamerki w trakcie, więc poświęć chwilę na usunięcie wszelkich rozpraszaczy z tła.
- Odpowiednie narzędzia – aby rozmowa biznesowa na pewno przebiegła pomyślnie, zastanów się nad odpowiednimi przyrządami, które będą stanowić wsparcie w trakcie spotkania. Oprócz klasycznego wyposażania, czyli laptopa, rzutnika i ekranu projekcyjnego, świetnie sprawdzają się różnego rodzaju tablice mobilne, w tym również flipcharty wyposażone w kółka. Za sprawą dedykowanej konstrukcji, stanowią łatwe do przenoszenia narzędzia wspierające podczas każdego spotkania. Na ich powierzchni możesz zapisywać kluczowe wnioski pojawiające się podczas dyskusji oraz ścierać je gąbką czy ściereczką, aby szybko nanieść aktualizacje. Dzięki właściwościom magnetycznym, przyczepisz do nich istotne wydruki, a w niektórych wariantach możesz wykorzystać specjalne uchwyty, aby dokumenty były jeszcze lepiej widoczne i odpowiednio podtrzymywane. To narzędzia, które dzięki kółkom łatwo przemieścić z miejsca na miejsce, co może okazać się przydatne, jeśli tablica na co dzień stoi w innym pomieszczeniu niż sala spotkania. Jeśli preferujesz wariant bardziej statyczny, sprawdź ofertę flipchartów na trójnogu, które także wyposażone są w powierzchnię idealną do tworzenia różnorodnych notatek i podsumowań.
- Mail z podsumowaniem – dobrą praktyką po zakończeniu rozmowy biznesowej jest wysłanie do wszystkich uczestników wiadomości mailowej z podsumowaniem i podziękowaniem za uczestnictwo. W treści maila możesz także okazać wstępne zainteresowanie kolejnym spotkaniem, jeśli to przebiegło zgodnie z założeniami. Wiadomość na zakończenie to przejaw profesjonalizmu, doskonale wpisujący się w biznesowy savoir vivre.
Spotkania firmowe – o czym warto pamiętać?
Wewnętrzne spotkanie firmowe ma zazwyczaj luźniejszą formę niż to z zewnętrznymi partnerami biznesowymi. Wpływa na to wiele czynników – choćby ten, że z uczestnikami znamy się od wielu miesięcy lub lat, zbudowaliśmy już relacje zawodowe i czujemy się pewnie w ich towarzystwie. Warto pamiętać, że służbowe spotkania ze współpracownikami mogą mieć mniej formalny charakter, ale wciąż powinny pozostawać profesjonalnie przeprowadzone. Nie rezygnujmy więc z ustalenia terminu, miejsca i celu. Starajmy się przychodzić przygotowani i schludnie ubrani, tak aby wyrazić szacunek dla organizatora i osób, które siedzą obok nas. Jeśli masz wątpliwości odnośnie przyjętych wewnątrz organizacji norm lub chcesz z góry określić rozwiązania dopuszczalne w ramach takich spotkań, możesz porozmawiać z innymi specjalistami w firmie, aby wspólnie ustalić obowiązujące zasady.
Istnieją różne rodzaje spotkań służbowych. Bardziej oficjalne wiążą się zazwyczaj z większą ilością stresu niż spotkanie biznesowe ze znanymi członkami organizacji. Do każdego jednak możemy przygotować się w sposób, który ułatwi jego przebieg. Szczególnie warto zwrócić uwagę na narzędzia usprawniające komunikację i organizację – to często dzięki nim mamy w głowie miejsce na kolejne pomysły.
Dowiedz się więcej: Cele SMART - dlaczego warto formułować cele?
Komentarze do wpisu (0)
Dodaj swój komentarz: