Sztuka multitaskingu w świecie pełnym wyzwań

📝 Co to jest multitasking? Definicja 

Multitasking, czyli wielozadaniowość, to umiejętność wykonywania kilku czynności jednocześnie. To termin często używany do określania kompetencji pracowników. Możemy znaleźć go na wielu listach oczekiwań pracodawców wobec kandydatów. Żeby lepiej zrozumieć zagadnienie, warto przyjrzeć się konkretnym przykładom, które obrazują, na czym polega zjawisko.  

Jeśli określasz siebie mianem wielozadaniowca, zapewne zdarza Ci się:  

• uczestniczyć w webinarium i jednocześnie odpisywać na wiadomości służbowe; 
• analizować dane z raportów, rozmawiając z klientem przez telefon; 
• pisać teksty reklamowe, słuchając podcastu; 
• rozmawiać z koleżanką z biurka obok, nanosząc poprawki na projekt. 

W świecie szaleńczego tempa i piętrzących się wyzwań, łączenie czynności zdaje się być doskonałym rozwiązaniem. Czy faktycznie tak jest? Przyjrzyjmy się dokładniej temu sposobowi działania. 

Wielozadaniowość – czy warto robić więcej? ✍🏼

Jak w przypadku wielu rozwiązań, szybkie przeskakiwanie od jednego do kolejnego obowiązku ma swoje plusy i minusy. Zwolennicy tej metody jako zaletę wymieniają oszczędność czasu – wykonywanie kilku zadań jednocześnie ma w założeniu przyspieszać wszystkie procesy, prowadząc do szybszego uporania się z pracą. Świetnie sprawdza się krótkoterminowo, np. gdy musimy dopiąć jakiś projekt lub dokończyć zadania pracownika, który nagle zachorował. Na dłuższą metę nie jest to jednak dobry sposób działania, trudno bowiem zachować wysoki poziom skupienia, jeśli uwagę stale dzielimy między różne tematy. Efektem długotrwałego funkcjonowania w takim trybie stają się częstsze pomyłki i, odwrotnie do zamierzeń, wolniejsza praca.  

Praca w trybie multitaskingu – jak sobie pomóc? 🚨

Najpewniej każdy z nas na swojej ścieżce zawodowej choć raz będzie musiał zmierzyć się z sytuacją wymagającą wzmożonej aktywności zawodowej. Może to być na przykład tymczasowe przejęcie obowiązków nieobecnego pracownika albo dodatkowy projekt. Niezależnie od tego, kiedy to nastąpi, warto już teraz zaznajomić się ze wskazówkami, co robić, aby ułatwić sobie pracę w tym okresie.

Multitasking – przykłady radzenia sobie z wieloma zadaniami 🧠

1.Planuj pracę ✅

Przygotuj listę obowiązków, które musisz wykonać i przypisz każdemu z nich priorytet. Na tym etapie warto wesprzeć się narzędziami i przyrządami ułatwiającymi organizację. Daj szansę różnego rodzaju notesom, blokom i karteczkom Post-it. Z pewnością polubisz się także z tablicami na ścianę. Korkowe, kredowe, a może tablice magnetyczne? Bez względu na rodzaj powierzchni, będą stanowić świetne miejsce na rozplanowanie wszystkich zadań. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest także tablica planer – w zależności od wariantu, na jej powierzchni możesz rozpisać roczny, miesięczny czy tygodniowy harmonogram. Warto powiesić ją w zasięgu wzroku, na przykład nad biurkiem, aby stale kontrolować postępy w pracy i minimalizować ryzyko pominięcia jakiegoś zadania.  

 2. Uwzględnij czas największej i najmniejszej produktywności ✅

Zastanów się, w których godzinach pracuje Ci się najlepiej i organizując dzień, zaplanuj pracę nad wymagającymi myślenia zadaniami na ten czas. Dzięki temu wykorzystasz maksymalnie moment największego skupienia, odhaczając z listy kluczowe tematy.  

 3. Odłóż smartfona w trudnodostępne miejsce ✅

W celu zachowania pełnego skupienia w trakcie pracy, postaraj się ograniczyć korzystanie z telefonu. Jeśli łapiesz się na tym, że zbyt często sięgasz po smartfona, odłóż go w miejsce, które znajduje się znacznie dalej niż na wyciągnięcie ręki. 

 4. Pamiętaj o przerwach! ✅

Mózg musi mieć czas na odpoczynek – zapewnij mu go, robiąc sobie przerwy. W tym czasie możesz przejść się po kawę lub porozmawiać z kimś życzliwym. Spróbuj się zrelaksować, nim wrócisz do biurka. 

 5. Korzystanie z narzędzi online ✅

Wykorzystuj kalendarze i aplikacje do planowania – dzięki temu znacznie łatwiej będzie Ci zapanować nawet nad największym chaosem. 

 6. Ćwicz pamięć ✅

Rozwiązywanie krzyżówek, układanie puzzli czy wykonywanie w myślach zadań matematycznych – sposobów na to, jak ćwiczyć pamięć jest naprawdę wiele. Wybierz odpowiedni dla siebie i praktykuj każdego dnia. Dzięki temu nie tylko trudniej będzie Ci zapomnieć o napisaniu ważnego maila czy odesłaniu raportu, ale także poprawisz koncentrację, co zminimalizuje ryzyko popełniania błędów, nawet gdy masz bardzo dużo do zrobienia.  

 7. Staraj się zapanować nad stresem ✅

Wielozadaniowość w pracy może wpłynąć niekorzystnie na Twoje samopoczucie, powodując lęk i inne negatywne emocje. Żeby temu zapobiec, stosuj zróżnicowane, dopasowane do Twoich potrzeb sposoby na stres. Pamiętaj, że im jesteś spokojniejszy, tym łatwiej Ci pracować na pełnych obrotach. 

Nie da się ukryć, że multitasking na dłuższą metę działa wyczerpująco, warto jednak dostrzec, że w niektórych sytuacjach wspiera naszą motywację i umożliwia terminowe wykonywanie pracy. Wielozadaniowość może dawać nam poczucie, że robimy bardzo dużo, nie nudzimy się i jesteśmy produktywni. Często to mylne wrażenie, wpływa jednak pozytywnie na naszą samoocenę oraz odczuwanie satysfakcji z powodu podejmowanych aktywności. Jeśli jesteśmy w sytuacji wymagającej przejścia w taki tryb działania, stosujmy sposoby, które to ułatwią. Dzięki nim praca na najwyższych obrotach przestaje być tak dużym obciążeniem.