🗣️ Feedback – ważne narzędzie w komunikacji
Nikt z nas nie żyje w próżni. W ciągu całego życia budujemy rozmaite relacje, zdobywamy kwalifikacje i nowe zawody, uczymy się języków, poznajemy kultury, wykonujemy zadania. Podejmowane przez nas działania, dotyczące zarówno sfery zawodowej, jak i prywatnej, mogą zostać poddane ocenie. Informacja zwrotna, którą otrzymujemy w jej wyniku to tzw. feedback.
Ten powszechnie znany rodzaj narzędzia do komunikacji najczęściej kojarzony jest z biznesem. Menadżerowie używają go w swojej pracy, aby informować członków zespołu o efektach podejmowanych działań oraz dalszych oczekiwaniach. Umiejętność przekazywania informacji zwrotnych jest pożądana również w różnego rodzaju związkach międzyludzkich. Dzięki niej możemy korygować swoje zachowania, poprawiając jakość relacji oraz lepiej wykonywać obowiązki i bardziej świadomie stawiać kroki na ścieżce zawodowej.
Zalety feedbackowania są kuszące, ale czy na pewno każdy wie, jak go udzielać? W celu upewnienia się, że wybrany przez Ciebie sposób jest odpowiedni, zapoznaj się ze wskazówkami, które znajdziesz w dalszej części artykułu.
Przekazywanie informacji zwrotnych. Jak robić to dobrze?
Kultura feedbacku, czyli nawyk przekazywania informacji zwrotnych i reagowania na nie, przynosi szereg korzyści. Zawsze jednak istnieje możliwość błędnej interpretacji intencji przekazu przez naszego odbiorcę. Nic więc dziwnego, że wiele osób zastanawia się, jak dawać feedback, żeby zminimalizować ryzyko niezrozumienia. Jeśli chcesz uzyskać najlepsze efekty:
1. Przygotuj się do rozmowy i zadbaj o dobrą atmosferę 👍🏻
Poświęć czas na zastanowienie się, jakie informacje chcesz przekazać. Brak spontaniczności w tym przypadku to zaleta. Tym sposobem możesz uniknąć poruszania tematów niewymagających omówienia oraz zapobiec powiedzeniu czegoś niewłaściwego. Koniecznie zadbaj także o pozytywne nastawienie i zbudowanie życzliwej atmosfery, która sprzyja otwartości i zadawaniu pytań.
2. Zwracaj się bezpośrednio do swojego rozmówcy 🗣️
Postaraj się, aby Twój komunikat dotarł bezpośrednio do odpowiedniej osoby. Bardzo źle widziane jest angażowanie w pierwszej kolejności członków zespołu, którzy nie są nawet związani ze sprawą. Takie zachowanie to prosty przepis na utratę szacunku i zaufania swoich współpracowników.
3. Omów poziom pracy i konkretne zachowanie, nie oceniaj człowieka 👨🏻💻
W trakcie rozmowy koniecznie skup się na odnoszeniu się do faktów. Zachowaj dla siebie osobistą ocenę i odczucia. Nie nawiązuj do sytuacji z przeszłości, które nie mają związku z omawianym tematem. Unikaj także porównywania osoby do innych lub skupiania się na jej cechach charakteru. Feedback dzięki temu będzie rzeczowy i konstruktywny.
Jeśli udzielasz informacji zwrotnej współpracownikowi lub całemu zespołowi, możesz także skorzystać z przyrządów wspierających komunikację, takich jak różnego rodzaju tablice. W tym celu świetnie sprawdzi się tablica magnetyczna suchościeralna. Na jej powierzchni w łatwy sposób rozpiszesz plusy i minusy podjętych działań lub przyczepisz do niej karteczki z propozycjami rozwiązania problemu. Pozwoli Ci to stworzyć atrakcyjne, widoczne dla każdego podsumowanie dyskusji.
Tablica może także przydać się podczas rozmów kwalifikacyjnych. Osoby ubiegające się o pracę coraz częściej oczekują jasnych odpowiedzi i szybkiego feedbacku. Z pomocą powierzchni o właściwościach suchościeralnych zdecydowanie łatwiej będzie Ci przedstawić zarówno dobre cechy kandydata, jak i jego braki. Wypisz wszystkie spostrzeżenia, a następnie podziel się nimi z osobą aplikującą na stanowisko. Udzielanie rzeczowej informacji zwrotnej po rozmowie kwalifikacyjnej wciąż nie jest częstą praktyką. Twoje działanie może więc wpłynąć pozytywnie na wizerunek całej organizacji, a kandydat z negatywną oceną, być może, weźmie udział w rekrutacji za jakiś czas – tym razem z umiejętnościami, których mu brakowało.
4. Negatywne informacje przekazuj na osobności 🤝🏻
Jeśli chcesz zwrócić komuś uwagę na błąd, nigdy nie rób tego na forum publicznym. Nikt nie lubi dowiadywać się, że coś zrobił źle, zwłaszcza gdy słyszą to również inne osoby. Przekazywanie tego rodzaju informacji w cztery oczy pozwoli uniknąć kłótni i zwiększy szanse na zrozumienie komunikatu przez odbiorcę.
5. Częściej mów o pozytywach, rzadziej o negatywach ✅
Pamiętaj, żeby w trakcie rozmowy zwrócić uwagę na pozytywne aspekty, niezależnie od tego, jak oceniasz sytuację. Skupienie się na negatywach może być demotywujące dla drugiej strony. Zadbaj więc, aby po gorzkich słowach powiedzieć coś dobrego. Pozytywny feedback przyda się zwłaszcza na końcu dyskusji, aby nie zostawiać rozmówcy z poczuciem rezygnacji.
6. Ocenę opieraj na konkretnych przykładach 📑
Powołuj się na konkretne przykłady działań. W przypadku negatywnej informacji zwrotnej, Twój rozmówca będzie miał punkt odniesienia i łatwiej będzie mu zrozumieć, jakich działań ma nie podejmować.
7. Daj odbiorcy przestrzeń na odpowiedź 🗨️
Odbiorca informacji powinien mieć możliwość odniesienia się do słów, które padły. Uważnie go wysłuchaj. Jeśli feedback jest negatywny, możesz poprosić o propozycję pomysłu rozwiązania problemu.
8. Daj wskazówki na przyszłość i zakończ motywująco 🧠
Sformułuj wypowiedź w taki sposób, aby słuchająca Cię osoba mogła szybko zrozumieć, co zmodyfikować w postępowaniu czy podejściu do pracy. Warto zakończyć spotkanie wyrażeniem pozytywnego nastawienia i wiary w poprawę sytuacji. W ten sposób zadbasz o utrzymanie motywacji w osobie planującej wprowadzić zmiany po Twoim feedbacku.
Feedback – przykłady metod
Istnieją różne sposoby udzielania informacji zwrotnej. Warto poznać choć kilka z nich, aby móc sprawnie zarządzać relacjami i osiągać wybrane cele. Poniżej przedstawiamy 3 wybrane metody.
- Kanapka. Opcja, która polega na umieszczeniu wszystkich nieprzyjemnych informacji w środku komunikatu. W tym przypadku dbamy o to, aby początek i koniec pozostały pozytywne. Informacje przekazywane w ten sposób nie są tak dotkliwe i nie demotywują odbiorcy. Występuje tu jednak ryzyko, że pozytywne zamknięcie dyskusji przyćmi wskazane wcześniej błędy, których należy się pozbyć i nasza wypowiedź nie będzie w pełni zrozumiała.
- FUKO. To sposób feedbackowania obejmujący cztery etapy: Fakty, Uczucia, Konsekwencje, Oczekiwania. Oznacza to, że rozmawiamy o konkretnych sytuacjach, osobistych odczuciach z nimi związanych, konsekwencjach omawianych działań oraz oczekiwaniach w stosunku do osoby, której udziela się informacji zwrotnej. Zwracamy również uwagę na intencje, z jakimi przystępujemy do rozmowy. Na końcu powinna się pojawić propozycja rozwiązania problemu, zgoda rozmówcy na zaproponowane rozwiązanie oraz krytyka, czyli pozostawienie opcji wypracowania innego wyjścia z sytuacji, jeśli jest taka potrzeba.
Ten model jest polecany do wdrożenia w relacjach przełożonych z pracownikami.
Stop/Start/Continue. Potrzebujesz sposobu, który pozwoli Ci stworzyć każdego dnia prosty komunikat zwrotny? Ta metoda jest dla Ciebie. W jej ramach skupiamy się na trzech aspektach:
- Stop – przekazujemy odbiorcy informację, czego więcej nie powinien robić.
- Start – skupiamy się na tym, co oceniana osoba powinna zacząć robić w celu osiągnięcia lepszych wyników.
- Continue – wymieniamy działania, które należy kontynuować, ponieważ dają odpowiednie efekty.
Utworzony na tej podstawie feedback jest zrozumiały dla każdego, a przygotowanie go nie zajmuje dużo czasu.
Udzielanie informacji zwrotnej bywa skomplikowane. Nie oznacza to jednak, że należy rezygnować z trudnych rozmów. Prawidłowo prowadzony dialog może przynieść szereg korzyści dla Ciebie i Twojego rozmówcy. Postaraj się postępować zgodnie z prostymi zasadami, a zobaczysz dużą różnicę w efektywności podejmowanych działań.
Komentarze do wpisu (0)
Dodaj swój komentarz: