Coworking — na czym polega i jak wykorzystywać tablice do efektywnej pracy w strefach współdzielonych

Co to jest coworking? Definicja oraz zalety i wady wynajmu obiektu współdzielonego 

Coworking to model pracy polegający na dzieleniu wspólnej przestrzeni biurowej przez osoby, które często nie pracują w tej samej firmie, jednak doceniają korzyści płynące z pracy w towarzystwie innych ludzi. Przestrzenie do coworkingu są miejscami, gdzie freelancerzy, przedsiębiorcy, startupy, a także duże firmy mogą wynajmować biurka, sale konferencyjne czy pokoje do spotkań z klientami. To zdecydowanie lepsze miejsce do pracy niż zatłoczona kawiarnia. 

Jedną z głównych zalet coworkingu jest możliwość nawiązania kontaktów z innymi ekspertami z tej samej bądź różnych branż, co może doprowadzić do uzyskania ciekawych porad, rozwijającej biznes współpracy oraz dzielenia się pomysłami. Coworking odpowiada na ogólne potrzeby rynku pracy, gdzie elastyczne rozwiązania i możliwość pracy zdalnej stają się standardem. W takich miejscach można korzystać zarówno z cichych stref do indywidualnego rozwiązywania problemów, jak i otwartych przestrzeni sprzyjających komunikacji i wspólnej pracy. Plusem jest także stosunkowo niski koszt tego rozwiązania. Do wad można zaliczyć rozpraszającą uwagę atmosferę, gdy w coworkingowym open space pojawi się zbyt wielu użytkowników oraz ograniczone godziny otwarcia, a także lokalizację wykluczającą osoby niemieszkające w dużych miastach.  

Tablice jako wsparcie w zarządzaniu pracą w strefach coworkingu 

Tablice różnego rodzaju, takie jak tablica suchościeralna czy tablica magnetyczna na magnesy mogą być bardzo pomocne w zarządzaniu pracą w strefach coworkingu, ponieważ dzięki nim łatwo wizualnie zaprezentować wybrane informacje, tworząc na przykład czytelne listy zadań czy harmonogramy. Po ich powierzchniach można pisać dedykowanymi markerami, a niepotrzebne notatki łatwo zetrzeć suchą szmatką czy gąbką. Warianty wzbogacone o właściwości magnetyczne umożliwiają wyeksponowanie wydruków z danymi do pracy. Bardziej klasyczną opcją, również ułatwiającą zarządzanie zadaniami, jest tablica korkowa. Jej zalety docenią nie tylko miłośnicy minimalizmu — to świetne miejsce do przypinania pinezkami komunikatów oraz ogłoszeń. Dzięki takim narzędziom, strefy coworkingowe mogą być lepiej zorganizowane, co przekłada się na wyższą produktywność i zadowolenie ich użytkowników. Odpowiednio dobrane tablice umożliwiają nie tylko skuteczne planowanie i śledzenie postępów, ale także sprzyjają komunikacji i kreatywności, które są pożądane w każdej nowoczesnej przestrzeni pracy. 

Sposoby korzystania z tablic do zarządzania zadaniami w przestrzeni coworkingowej  

1. Tablica z harmonogramem rezerwacji – wybrana powierzchnia może zostać wykorzystana do informowania o rezerwacji biurek czy całych pomieszczeń. Każdy pracownik lub użytkownik strefy coworkingowej może dokonać rezerwacji, zaznaczając datę, godzinę oraz nazwisko. Dzięki temu inni użytkownicy mogą szybko sprawdzić dostępność zasobów. 
2. Tablica zadań – to narzędzie, które polubi każdy zorganizowany specjalista. Powierzchni tablicy możesz używać do śledzenia postępu pracy w zespole lub indywidualnie. Wystarczy podzielić ją na sekcje, takie jak "Do zrobienia", "W trakcie" i "Zrobione". Użytkownicy mogą przenosić karteczki samoprzylepne z zadaniami między sekcjami w miarę postępu prac. Pomaga to w wizualizacji postępów i priorytetów.  
3. Tablica informacyjna – tablice świetnie sprawdzają się do przekazywania ważnych informacji dla wszystkich użytkowników coworkingu. To świetne miejsce na ogłoszenia, przypomnienia o wydarzeniach, zasady korzystania z przestrzeni czy informacje o bieżących promocjach i zniżkach. Dzięki temu wszyscy użytkownicy mają dostęp do aktualnych komunikatów. 
4. Tablica do burzy mózgów – wybraną tablicę możesz wykorzystywać także podczas kreatywnych spotkań. W ich trakcie uczestnicy z łatwością zapiszą swoje pomysły na karteczkach lub bezpośrednio na powierzchni, a następnie pogrupują je według tematów czy priorytetów i utworzą podsumowania. Burza mózgów z takim wsparciem to prawdziwa przyjemność!  
5. Tablica do śledzenia celów i wskaźników (KPI) - na powierzchni tablicy można przedstawiać kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) dla zespołu lub firmy. Regularne aktualizowanie tych informacji pomaga w utrzymaniu motywacji i koncentracji na osiąganiu celów. Dzięki temu zawsze osiąga się najlepszy możliwy rezultat.
6. Tablica motywacyjna — każdy potrzebuje czasem wsparcia. Motywujące cytaty w widocznym miejscu, gratulacje za osiągnięcia czy też zdjęcia z wydarzeń integracyjnych są świetnym sposobem, aby zagrzać zespół do pracy. Tym sposobem zadbasz także o przyjazną atmosferę we współdzielonym biurze. 
7. Tablica z listą kontaktów — wybraną powierzchnię można również wykorzystać, aby usprawnić komunikację między użytkownikami. Oczywiście tymi, którzy wyrażą na to zgodę. W takiej sytuacji tablica może przedstawiać listę osób korzystających z przestrzeni coworkingowej wraz z ich numerami kontaktowymi, adresami e-mail czy profilami na LinkedIn. To świetne narzędzie do nawiązywania nowych kontaktów i współpracy. 
8. Tablica do feedbacku — profesjonalny i konstruktywny feedback umożliwia udoskonalanie i poprawę oferty. Świetnym pomysłem jest zatem wykorzystywanie tablic jako miejsca do zostawiania swoich opinii, sugestii oraz uwag dotyczących współdzielonej przestrzeni czy też organizacji pracy.  

Jak stworzyć personalizowane biuro z wykorzystaniem tablic 

Przestrzenie przeznaczone do coworkingu łatwo dostosować do indywidualnych potrzeb użytkowników. Personalizacja miejsca pracy może znacząco wpłynąć na komfort i efektywność działania, a tablice suchościeralne, magnetyczne i korkowe mogą stanowić ważne elementy w tym procesie. Tablice takie jak METALboards umożliwiają personalizację w szerokim zakresie. Dzięki różnorodnym magnesom można tworzyć własne, unikalne układy informacji, inspiracji, planów czy grafik. Magnesy w różnych kształtach i kolorach pozwalają na wyrażenie osobistego stylu, a także na szybkie i łatwe zmiany w układzie tablicy, co jest szczególnie przydatne w dynamicznej przestrzeni coworkingowej. Można na nich eksponować notatki, zdjęcia, cytaty czy diagramy, które będą odzwierciedlać indywidualne podejście do pracy lub specyfikę danego projektu. Tablice korkowe to z kolei klasyczne narzędzie, które pozwala na fizyczne przypinanie różnych materiałów – od ważnych dokumentów, przez inspirujące zdjęcia, aż po listy zadań. Umożliwiają one użytkownikom przestrzeni coworkingowych tworzenie inspirujących „tablic nastrojów” (mood boards), dzięki którym praca zespołowa czy indywidualna stają się znacznie przyjemniejsze. Tablice korkowe są również idealne do umieszczania ogłoszeń oraz informacji, które mogą być przydatne dla całej społeczności coworkingowej. 

Ile kosztuje coworking 

Koszty coworkingu różnią się w zależności od lokalizacji, rodzaju wynajmowanej przestrzeni oraz dostępnych udogodnień. Wynajmowanie miejsc w centrach największych miast zazwyczaj wiąże się z wyższymi opłatami. Różne opcje, takie jak hot deski, dedykowane biurka czy prywatne biura coworkingowe, mają różne stawki, a dodatkowe usługi, takie jak dostęp do sal konferencyjnych czy szybki internet, mogą wpłynąć na końcowy koszt. Elastyczność umowy, na przykład możliwość wynajmu na krótsze okresy, często wiąże się z wyższymi kosztami jednostkowymi. Za biurko we współdzielonym biurze można zapłacić od 350 zł do ponad 1000 zł miesięcznie. Istnieje także możliwość, aby wynająć miejsce w coworkingu tylko w określone dni, co oczywiście obniża koszt. Renomowane marki coworkingowe zazwyczaj oferują więcej usług i udogodnień, co również znajduje odzwierciedlenie w cenie. Warto poznać oferty miejsc znajdujących się najbliżej własnej lokalizacji i wybrać optymalną dla siebie. 

Popularność coworkingu a zapotrzebowanie na produkty do planowania i organizacji  

Popularność coworkingu nieustannie rośnie, co znajduje odzwierciedlenie w zwiększonym zapotrzebowaniu na produkty wspomagające organizację pracy i zarządzanie czasem. Tablice do planowania i organizacji stały się nieodzownym elementem wyposażenia takich przestrzeni, ponieważ umożliwiają efektywną organizacją pracy w zróżnicowanych zespołach, często skupionych na wielu projektach równocześnie. Wzrost liczby miejsc coworkingowych oznacza, że coraz więcej osób poszukuje narzędzi, które pozwolą im lepiej zarządzać swoimi zadaniami i czasem. Tablice suchościeralne, magnetyczne i korkowe idealnie wpisują się w potrzeby użytkowników coworkingu, stanowiąc proste w zastosowaniu, funkcjonalne i elastyczne rozwiązanie. Dzięki takim narzędziom, przestrzenie coworkingowe mogą być lepiej zorganizowane, co przekłada się na wyższą produktywność i zadowolenie ich użytkowników. Właśnie w takich miejscach tablice do planowania i organizacji, dzięki swojej wszechstronności, stają się centralnym elementem, a ich różnorodność pozwala na dostosowanie do indywidualnych potrzeb każdego zespołu.